2013年4月12日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#1

日時:2013年4月12日(金) 19:00-21:30
場所:ビープラウド会議室
出席:寺田、イアン、イクバル、しみずかわ、たかのり、増田(Skype)

設立趣旨書の承認

今年度の事業計画

  • PyCon APAC 2013 in JPの開催(9月、座長:寺田)
  • 各国イベントへの派遣、地方イベントへの支援及び派遣
  • 何のために派遣するのか? (増田)
    • 交流?
      • 海外の場合は交流が目的になるだろう
      • 今後のための人脈作り
    • 支援?
      • 人材派遣(発表できる人や、運営を教えられる人)
      • 金銭的・物理的支援(お金やグッズの提供)
    • いずれにしてもPythonの活性化が目的

予算

  • 現在あるお金の使い道
    • 現在は2012年までの約210万円を保持している
      • 主に予測以上のスポンサーフィーで積まれてきた
      • 2012年終了時, 231万円。20万円を法人化に使用済み。残り約210万円
    • 使い道として主に、イベント開催のためのキャッシュフロー支援
      • 物を買う、使う、よりも、イベントの収入より前に支出する場合のお金
      • 例:会場費(これまでのように常に学校法人の協力を得られるとは限らない)
      • 200万円を使って何が出来るのか、どこまで出来るのかを考えることも出来る立場にはあるが、スポンサーさんからのお金をへんな事に使わないようにするためにも、今回はキャッシュフローに使用することは賛成(増田)
  • プラスマイナス0を目指す?
    • (総意)お金を貯めるために貯めることはやらない
    • (イアン)やりたいイベントのために目標を持ってプール金を貯めて実施するのはありだと思うが、今はそのような長期的なイベント実施目標は無いと思う
    • (たかのり)イベント(例:PyConAPAC2013)開催に向けて例えば150万円を貸し出して、イベント終了後に150万円を返してもらうのが通常の運営。
    • (増田)今の日本のPythonユーザー規模から、これからどれくらいの規模のイベントを開催するべきか、そのためにお金をいくら用意する必要があるのか、あるいは今のお金でどれくらいまで出来るのかを検討する必要がある。もし中長期的にお金を貯める必要があれば貸し出すイベントに積み増しして返してもらうよう依頼し、イベントの企画内容を審査する必要があるだろう。ただし、貸借関係にあるわけではないので、結果的に赤字になったイベントにたいしてペナルティーを科すわけでは無いことには注意したい。
      • 【課題】リスクのあるイベントにお金を出し過ぎないための審査
    • (イクバル・増田)貸したお金の何割を返してもらうのが妥当か?2倍で返すことはそのイベントの参加者(スポンサー等の出資者)に還元できていないと考えられるだろう。
      • 【課題】貸したお金の何割増しを返金額の上限として妥当とするか?
    • (寺田)1千万規模の費用のかかるイベントを開催するのは目標として考えていない。そのため、年次で積み増ししていく必要は無いと考えている。
    • (増田)昨年70万から始めて、運営中に資金が尽きそうになった。また会場費がかかっていなかった。それを考えると200万は最低限維持していく必要はあるだろう。
    • (寺田)使い道を計画して、それを含めて、年次の収支はプラスマイナスゼロを目指したい。
    • (増田)プラスマイナスゼロを目指すのであれば、プラス0は目指すべきでは無い。マイナスにならないように、成り行きに任せていくのが良いと思う。急激な成長はせず、資金ショートはせず、を狙っていく。このためにイベント運営する人は差額ゼロ以上を狙って企画してもらう。
      • 【決定】マイナスにならないようなイベント運営を依頼する
  • 理事への報酬
    • 【決定】なし
  • 理事会の疲れ様会(打上げ)に使う? -> 会議費
    • 用途を明確にして年間の上限額を決めておきましょう。5万円もあれば十分
    • イベントへの海外からの参加者等への資金はイベントとして企画する
    • APAC等からのイベントとは関係なくくる人の歓待等を前提としたい
    • 【決定】会議費用5万円、事務費10万円。
      • 登記に20万円使用済み、事務費は毎年10万は予算化しておく
  • APAC 2013のキャッシュフロー支援(1,600,000円)
    • 設備費:会場費、他
    • 支援:参加支援(キーノート等招待含む)
    • 【決定】160万円。
  • 派遣制度へ支出、地方開催のイベント支援
    • 【決定】
      • 海外: 25万
      • 地方支援: 10万
    • (寺田)地方支援は2回は実施したい

当組織への寄付受付に関する規定の策定

  • PyCon JPが受け取るお金
  • 当組織の趣旨に賛同し、継続運営のための費用を寄付いただくことを旨とする。
  • 誰からのお金を受け取るのか
    • 例えば宗教団体、政治団体、反社会的勢力等の影響を受けないようにする必要がある。
    • 無制限に受け取るのではなく、不透明な授受のないよう審査・承認をおこなうため、お断りする可能性がある。
    • 賛助会員制度のようにするか?
    • 個人寄付と会社で分ける?
  • 使途の明記
    • 事業内容に即した使途
    • 利益処分規定に基づく使途
  • 【TODO】寄付規定を策定しましょう(喫緊では無い)
  • 【TODO】窓口を用意します【たかのり】

利益処分規定の策定

  • 【決定】使途:Python関連コミュニティーへの寄付・支援

交流・旅費支援ルール

  • (寺田)年次でルールを決めて運用しましょう
    • 往復交通費、宿泊費、イベント参加費
    • 発表等でのPyCon JP紹介、参加レポート執筆の義務
    • 1派遣1名20万上限(例)
    • 理事やスタッフ以外でも応募は可能とする
    • 自動で支払うのではなく理事会がベストな人を判断する
      • プロポーザルに実績(発表や活動)を書いてもらう
  • 年4派遣が限度かな?
  • 依頼することもあれば、応募してもらうこともある
    • PyCon JPが依頼して、行ってもらう
    • 応募してもらって理事会が判断する
  • 【TODO】上記を元にルールを作る【清水川】
  • 1回目の承認について
    • PyCon台湾への旅費についての承認
      • 【決定】清水川
      • 【TODO】金額を計算して報告する【清水川】

理事会の設置

  • 【決定】名称を「一般社団法人PyCon JP運営会議」とする
  • 定款に「理事会」記載すると「監査役」が必要となるため
  • 「理事会」という名称も使用できない

各役割

  • 代表、副代表、会計
  • 代表理事は「代表権」を持つ。つまり寺田さんが居ないと「決定」は出来ない。
  • 副代表に代表(代行)権はないので、寺田さんが委任しやすい人という位置づけ。
  • 【決定】副代表はイアン
  • 【決定】会計は清水川

タスクの確認

  • Webページ
    • お問合せフォームの設置
    • 寄付のフォームの設置
    • 【決定】プレスリリースの公開(決定した内容と趣旨等)【イクバル】
      • CodeZine、技術評論社、オライリー、日経BP、www.pycon.jp
  • 銀行口座の設置(旧口座の扱い&APAC 2013の口座は?)
    • 【決定】新口座はJapanNet銀行で用意
    • 【決定】APAC2013イベント運営用にはサブ口座を用意しましょう
    • 【TODO】法人住所の移動が予定されているため、その後に開設【寺田】
    • 【TODO】旧口座は閉じて新口座へお金を動かします【寺田】
  • 税務署へ(会計士を通して)
    • 【TODO】再確認します【イクバル】

PyCon APAC 2013に対しての意見

  • 随時。メンバーが一緒なので。。
  • 責任の持ち方、お金の扱いなどの説明は重要。
    • イベント運営側に不安を持たれないようにしたい。
    • 中期計画を立てて、アドバイスを行う立場となる。

住所変更について

  • 5月17日(金)にJR御徒町駅東側の多慶屋の裏に。
  • 4月18日(木)に移転先契約を行う予定

名刺の作成

  • 【決定】必要な人、数名に絞って、作成しましょう
  • 【決定】PyCon JP社団法人関係者、座長、副座長、スポンサー担当
  • 【決定】メールアドレスは @pycon.jp で印字します
  • 【決定】住所は新住所で印字(契約完了後に発注、配布はフライングOK)
  • 【TODO】名刺作成担当者を決めて発注を進める

運営会議の頻度を決める

  • 【決定】定期、年に2回。1月or2月(期のスタート) / PyCon時 (場所は未定)

PyCon APAC 2013 運営プラン

  • 作った方が良いでしょう。
  • 【決定】イベント主催者(寺田さん)にプランを作成してもらう
    • 資金をショートさせない前提での企画を作成
    • 開催3ヶ月前を目処に提出