問題発生時の対応方針¶

カンファレンスの円滑な運営、参加者・運営スタッフの安全確保、様々な人が安心して参加できるコミュニティを維持するため、イベント開催中（イベント準備・片付け中を含む）に問題が発生し、または問題が発生する可能性を知った場合（以下、あわせて「本件問題」という）の対応フローを定めます。

本件問題の発生を確認した場合は迅速かつ適切に情報伝達及び情報収集を行い、速やかに本件問題に対処することを目指します。また、情報は主催者である一般社団法人PyCon JP Associaiton（以下、「当法人」という）の事前に決められている担当者（以下、「本件担当者」という）を中心に問題への対処を行い、当法人は本件問題の初動対応・調査から事後対応まで責任を持って対応します。

具体的な方法¶

確認経路¶

本件問題が発生した事実の確認経路としては以下のようなものを含みますが、これらに限られません。

イベントを運営する主催メンバーやスタッフが問題を見つけたとき
参加者などから指摘を受けたとき
メールなどの電子媒体で連絡を受けたとき
インターネット上で発見したとき

伝達先¶

本件問題の発生を確認した者は以下の優先順位順に連絡を行います。

イベントの代表者
当法人の理事
本件担当者

連絡を受けたイベントの代表者及び当法人の理事は、本件担当者にエスカレーションを行います。

本件担当者は、本件問題について、しかるべき関係者を召集し、必要がある場合には対策本部を設置し、本件問題の解決に向けて主導します。

対策本部は、本件問題に対する暫定対処策が完全になされ、「すべての業務およびイベントの実施を平常運用することができる」と判断した場合、対策本部の解散を決定し、平常の体制に移行します。

コミュニケーション手段¶

連絡または招集等は、イベントを運営する主催メンバーやスタッフが通常利用している方法で伝達を行います。

当法人のSlack
当日連絡用のインカム（無線）
口頭

関係機関等への連絡と報道対応¶

本件担当者または対策本部が指名する担当者は、本件問題の発生により影響を及ぼす可能性のある以下に定める者に適時連絡を行います。
- イベントの参加者等
- 所轄官庁
- 警察
- その他関係機関
本件問題に関する各種外部問合わせについては、本件担当者が対応し、イベントを運営する主催メンバーやスタッフ等が直接外部へ向けて応対することを禁止します。
各種外部問い合わせへの対応にあたり、以下に定める事項を考慮し、事態の内容に応じて対応内容および対応者を対策本部で決定します。
- 参加者および世間へ及ぼす影響
- 当法人の信用および名誉
- 当法人の事業およびイベントに及ぼす影響
- その他当法人および主催メンバーやスタッフ等に関連する事項

対応記録¶

本件担当者は、事後の係争および対応改善のため、本件問題における以下に定める事項を記録し、保管します。

本件問題の概要
時系列に沿って整理した問題の詳細
当該問題と当法人の事業等との関連
暫定対応策および実施結果
連絡した関係機関、連絡内容および関係機関の指示事項
事後対応策および再発防止策
関係者の処分および処分の方針
当該本件問題の発生を受けての各社内規程の変更の有無

その他¶

イベントを運営する主催メンバーやスタッフに本フローを周知し、イベント運営に関わるメンバーが認識した状態で運用を行います。