2024年1月10日(水) 一般社団法人PyCon JP Association運営会議#64#
日時: 2024年1月10日(水) 19:30-21:30
場所: Zoom
参加者
理事: terada, takanory, jonas, shimizukawa, yoshida
オブザーバー: maaya, yamate, ryu22e, kanan, yoshi-tsukamo,selina, kobatomo
PyCon JP#
PyCon APAC 2023(Selina、高、報告)#
全体に関して
振り返り会(12/7)を行った
KPTシートに入力し、内容について話しあった。
チームとしての実質の活動はこれで終了。
打ち上げ日
関西(大阪): 1/16(火)に行う
seigotが店を予約
東京:1/23(火)に行う
natsuが店予約
会計（予算）
全て収支が終わった後、最終的に処理する
NOC費用、打ち上げ費用、スポンサーの残り入金、その他あれば
SABで確認したところ、584万円のプラスとなった。
今後の処理で多少の変動はあるが、プラスの見込みです。
トラベルグラントが詳細金額未反映（予算内です）
TODO: yoshida残タスク処理
NOC関連でまだ請求が固まっていない物が複数ある
繰り越し
打ち上げ費用20万円くらいを想定(selina
NOCの請求書で１月になるのが確定している物がある(14万～20万想定)
請求書を12月末日でもらえないかを確認したが、あちら側の支払いの仕様上、変更出来ないため、それに従った支払い方法で進める
他に請求が12月を越えそうなものはないか？(shimizukawa
NOC関連以外
なさそう
NOC関連
会場回線（前述の請求書が1月になりそうなもの）
作業費
運搬費（業者）
クラウド利用
作業交通費
運搬費（駐車場代）
機材レンタル費用
学生の交通費(来たら対応で、こちらから聞く必要は無い)
shikoさん経由で催促しています。
スポンサー関連
入金確認が引き続き必要
bloombergはサインを最近したので支払いはまだ(takanory
TODO: 最終的に倉本さんに確認して、他に漏れがないかなどを確認して、BloomBergの入金までは、2023チームとしてまとめ終わる(Selina
請求書は全て送付済み(yoshida
2023年度決算としては、未収金で処理し、入金額が海外送金手数料などでずれたら、2024年度で処理しましょう。そのためには吉田さんから会計事務所へ漏れないよう連絡お願いします(shimizukawa)
了解(yoshida)。
遠方支援
TODO: yoshidaが仮払いしている金額で差額が出ているが、銀行に戻せていない。また、その金額が確定していないため1月中に確定させる(yoshida
その他#
TODO: CMScomでの棚卸し会を1/22に実行する
TODO: アンケート報告ブログ(selina
TODO: PSFへのイベントレポートを書かないといけない。jonas中心で進める(jonas
決算、関係者の人数等、いろいろな数字が必要。数字をまとめる(selina
トークの動画は分割して公開されない?(takanory
TODO: 確認する(selina
TODO: アカウントの整理をタスクとして積んでおいてほしい(takanory
Googleドライブへのアクセス権限は削除してほしい。 JIRAはどうするかなーアカウントを非アクティブにはできる(takanory
JIRAで間違えてプロジェクトを作っていた人がいたので、消した方がよさそう(yoshida
PyCon JP 2024(terada、高、相談)#
座長について
立候補がでなかった。実際の候補者も居ない状況だった。
座長経験者で理事でもあるtakanory、 yoshida、 teradaの3人が共同座長となって運営する方向で進めたい。
この3人では合意済み
いいと思う(shimizukawa
しょうがないと思う。決断はどうするのか?(jonas
共同座長同士の合議で決める想定。3人が納得しない問題が出ないように運営はしたい(terada
この3人で合議でやることは問題ないと思っている。忙しいときも3人いれば誰かが代わりにできると思っている(yoshida
3人になってタスクを減らす想定だと思うが、3人だからタスクが増えないかを心配している(jonas
それぞれがメインの担当を持つ想定でいる。3人が全部を見る想定ではない(takanory
いいと思う。他の国でのco-chairを見てきたので、他のAPAC organizerにも聞いてみてもいいのではないか(maaya
進め方やチーム編成
未定ではあるが、6個程度のチームを作るつもり。
チーム編成を含めて広く意見を受け付けるつもり。
イベント開催の成功だけはなく、オーガナイザーやスタッフが継続してイベント運営できるようなチーム作りに重点を置きたい。
会場は仮予約済みのTOCを使う予定。
2024年9月26日（木）～29日（日）でFIX
基本的には2023で使用したフロアの場所とその使用時間で予約をするのが良さそうと思っています。(yoshida)
第2案としては狭めに予約して置いてあとで追加する方が（キャンセル料が発生しにくく）よいかもとは思っています。
先方には本来の仮押さえ期間を超えて待って貰っている状態
キャンセル料は6月後半から発生する認識
使用開始日の3ヶ月前までの場合 会場使用料の20％相当額
昨年比較的大きなキャンセル料となったのはスプリント会場のTOC20FからHENNGEへの変更に伴う物 *
3カ月前にキャンセルすればキャンセル料はかからない?(terada
早めならキャンセル料はかからない(yoshida
日曜日も確保する形式で借りましょう(terada
今後の動き方
共同座長体制の発表（Blogにて）(takanory
2023スタッフに、イベント運営全般のヒアリング(terada
既存スタッフやイベントアンケートでスタッフやると言った人に連絡(terada
JIRA / Slackなどの設定をすすめる(yoshida
共同座長で定期的にMTGを行う予定（次回は1月15日）
社員総会(takanory、高、相談)#
2024年2月に社員総会をすると思う
なにをするのかタスクを共有、引き継ぎしてほしい→terada
理事は社員にアドバイザーとして参加する(terada
社員総会は社員が実施するはず(terada
理事が説明するパートはある(terada
まぁやります(takanory
会計関連#
決算(shimizukawa、高、報告)#
2月下旬の社員総会までに決算をまとめる必要がある
（2023年は、2/24社員総会当日に決算書類がまとまった）
TODO
マイナンバー確認（清水川）
2023支払調書作成、送付 （会計事務所）
イベント決算まとめ（吉田）
会計の科目整理（会計事務所）
2023決算書作成（会計事務所）
2月2x日 社員総会
決算承認
決算書公開
イベント決算が例年時間がかかっている
Yoshidaさんとshimizukawaとでガシガシ進めます
社員総会 2/27 or 29
仮予算(shimizukawa、高、相談)#
1月、2月で必要な支出を仮予算化する
事務経費
会計事務所（決算書作成等の費用） 310,000円
行政書士（総会）: 50,000円
企画系
PyCon JP TV 30,000円 (懇親会費 x 3)
PyCamp 80,000円(1回分)
PyLadies Caravan 100,000円 (1回分)
PyCamp Caravan 100,000円(大阪、東京)
PyCon APAC 2023打ち上げ 200,000円(東京、大阪)
PyCon JP 2024、仮予算は0円
他あれば -> ない
その他
インフラ（AWS 1,2月分） 10,000円
プライバシーポリシー策定 100,000円
予備費: 50,000円
合計: 1,030,000円
理事の合意
terada, takanory, yoshida, shimizukawa, jonas
PyCon JPイベントの支出と収入を予算として計画を立てた方がよいのではないか(takanory
TODO: やっていく。どこにお金を使うかとかも見えるのでよさそう(takanory
PyCamp、PyLadies関連#
PyCamp状況報告(ryu22e、低、報告、相談)#
運営メンバー: ryu22e、yamate、kobatomo
1月以降の開催状況（予算：50万円）(11/20 実績：25.1/50万円)
福岡で3回目の開催に向けて会場の選定中（現地スタッフ: kuga）
今の所具体的な動きはなし
別の現地スタッフ森田さん(Sayaka)からも立候補があった
kugaさんに森田さんと一緒にやらないかと連絡してみたが、Slack、メールどちらも反応なし
東京都八王子市で開催立候補あり（現地スタッフ: uniq）
今の所具体的な動きはなし
その他
おやつの予算について相談(関連チケット: ISSHA-3045)
現状でのおやつ予算は厳密に決めてはいないものの、事前ミーティングでは現地スタッフに「予算の目安は一人あたり100円～140円（多少オーバーしてもOK）」と伝えている
例:
最近の物価高の影響で、「一人あたり100円～140円」をオーバーする回も出てきている。金額の目安を見直したいが、いくらが適切なのか相談したい。
2022-2023年のお茶お菓子代1人あたり平均は以下の通り *
200〜300円ぐらいが妥当だろうか？(ryu22e)
物価も上がっているので妥当だと思います(takanory
出すならちゃんとしたものを出したいよね(terada
現地のお菓子だと分かるものは大体高いですし(shimizukawa
合意: 300円くらい
このあとのアクション
事前ミーティング議事録テンプレートのおやつ予算の目安に関する記述を更新
コアスタッフにおやつ予算の目安について周知
OSC出展(Python Boot Camp Caravan)(yoshi-tsukamoto、中、報告)#
運営メンバー: yoshi-tsukamo
出展済み
前回の運営会議以降なし
今後の予定
2024年1月27(土) 大阪(参加決定)
大阪産業創造館
参加者決定(takanory)
ブース出展／セミナー(11:00〜)
ブースで配るPyLadies Caravan名刺の新しいものがあれば欲しいです
残り1枚
QRコードがリンク切れしている
データもらって塚本さんが印刷とか、送付先をtakanoryの家にするでもOKです(takanory
2024年3月1(金)／2(土) 全国(オンライン)
2024年3月10(日) 東京
東京都立産業貿易センター台東館7F
参加受付中なので参加できる方募集します(3/2まで)
備品は事前送付不可(当日持ち込み)
塚本さんが来てもいいのでは(terada
PyLadies関係報告(maaya, 低, 報告)#
**PyLadies Caravan **
12月16日 愛知 3rd 開催済み
現地参加者2名で開催
二人ともそれぞれ名古屋コミュニティ作成に興味あり
りょうさん：名古屋のコミュニティを作ろうと動き出した
ななこさん：PyLadies Tokyoの活動に参加しつつ、コミュニティになれるところからスタートすることに
その他
PSFや米国PyLadiesとの連携の強化ができるのではないか？
とりあえずPyLadiesConのお手伝いからスタート
APAC/EMEA/US region 全体でCoC通報なしで終了
PyCon HKのPyLadies Japanの取り組みとしてcaravanを紹介しました
PyCon JP Blogで報告を書いてもいいかも(yoshida
やれてない！やりたいので時間とりたいとおもいます(maaya
USのプロポーザル出し忘れました
PyCon JP TV(terada、低、報告)#
パーソナリティー: takanory, terada
運営メンバー: peacock、nana
35回（12月）配信済み
Guidoさんとのミートアップイベントで動画撮影
インタビュー動画を公開予定
PyCon TH 2023でレポート動画作成
近日中に公開予定
次回は、1月12日（金）予定
ネタ募集中です(takanory
PyCamp Caravan, PyLadies Caravanのこととかやってもいいかも(takanory
PSFって何やっているの？(terada
PyLadies全般の話をするのもありかも(takanory
宣伝方法の検討(terada
宣伝として、X(Twitter)に有料広告をだしてみたら効果はあった。(yoshida)
忘れ防止の意味もある。
YouTube広告を出すとか？(terada)
PyCon APAC 2023でYouTube広告で出したが若い人が見てくれた(terada
スケジュールに勝手に入るものが無いか？ (yoshida)
Googleカレンダーを公開しているが、伝えられていない。 (takanory
コミュニティー支援#
Guido氏インタラクティブ記念講演会 (terada、低、報告)#
公益財団法人NEC C&C財団「C＆C賞」を受賞し来日されるGuido氏とのミートアップイベント
イベントに全面的に協力し、いいイベントができたと思う。
定期的に開催するリアルイベント(takanory、低、相談)#
気持ちはあるがPyCon JP 2024に集中したいので、寝かせる(takanory
地域PyCon#
PyCon mini 東海(terada、低、報告)#
PyCon mini 名古屋の開催に向けて動いている。takanory / terada が相談に乗っている
PyCon Kyushu 2024 in Kagoshima#
5月くらいに開催するっぽい
PyCon mini Shizuoka#
夏くらいにやろうと思っている(yoshi-tsukamo
海外コミュニティ連携#
APAC関連(terada、中、相談)#
PyCon THでAPACブースを作った。
IDのDimaさんと、Selinaさんに協力してもらった
APAC 2024の認知度アップ
各国でPyConがあることを知ってもらった
PSFの認知度アップをした
テーブルクロスは見栄えが出てよかった
Asia Python Society改め、Python Asia構想
オンラインミーティングを12月中旬に実施した。
多くのAPAC内のPyConで以下のような課題を持っている模様
予算
スポンサー獲得
会場選定
組織づくりをし、Asia全体でサポートできる仕組みを作りたいと多くの関係者が考えている（KR, MYが特に要望している）
日本を中心（PyCon JP Assosiationなどで）に窓口や予算管理をするのもよいのではと、TWのYYCからコメントがあった
スポンサー獲得やチャリティーイベントを日本が中心になってやることはできるかと思っている。（PyCon JPのタスクとの関係はあるが）
TODO: 一社PyCon JP Associationとして参加するのか、どう動くか考える(terada
PyCon JPのWebサイトとかで広報協力するのはありではないか(yoshida
メールを直で送るよりはTwitterとかくらいがよいのではないか(yoshida
ニーズがあるのかどうかがどうやったら知れるのかなーと思っている(takanory
2、3社くらいあればそれでよいと思っている(terada
PyCon APAC 2024(terada、低、報告#
インドネシアのDimaさんを中心に進んでいる
ロゴが決定している
PyCon US 2024#
2024もAPACブースとかってできないのかなー(takanory
APACロゴ関係(terada、低、報告)#
現在、ロゴキットを取りまとめ中
その他#
法務担当的立場 (terada、 中、相談)#
以下の策定を弁護士と進める
プライバシーポリシーの策定 （以前からタスクなっていたもの）
プライバシーおよび個人情報の取り扱いに関してのガイドライン
カンファレンス会場におけるWiFi環境の提供のガイドライン
問題が発生時の対応するフローを構築
予算を2024年で作る？
ガイドラインは、公開するつもり
PyCon JP / RubyKaigi / その他
外部も巻き込んで最小公倍数で作る？
日本Rubyの会 高橋さんとMTGする。(terada ＞高橋さんに打診中
理事改選 (terada、 高、相談)#
現職理事の意向を確認
5人はまぁやります
新たな理事候補は居ないか？
募集を行うか？
TODO: ブログ書く(takanory
なにやってるか動画をつけるとよいのでは(terada
次回#
運営会議#65 候補日
2024年2月27日(火)
2024年2月29日(木)