2015年11月26日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#13

日時

2015年11月26日(木) 19:30-21:00

場所

CMScom(御徒町)

出席

寺田、清水川、たかのり、イクバル

見学

吉田、清水川

資料

アジェンダ

  • 課題レビュー

  • 決算準備

  • 今年度の総括準備

  • 直近の追加予算の必要性 (イベント支援、物品購入、システム改修)

  • PyCon JP 2016に向けて

    • 会場についても話をする

  • その他

    • この運営会議を広かれたものにするかどうかを議論する

課題のレビュー

決算準備(2015年度会計)

決算

  • PyCon JP 2015 の会計、地域PyCon支援の会計を締める(後述)

  • 決算は会計士の事務所に全部データを送る

    • 銀行出納帳: JNBからexportして入出金リストの作成→最後に出し直せば終了(たかのり)

    • PayPal出納帳: PayPalからexportして入出金リストの作成→すみ(たかのり)

    • 立替伝票: いまづさんがやってくれている途中(たかのり)

    • 現金伝票: freeeに全部入っているはず(たかのり)

    • 伝票や請求書、領収書のデータ→ほぼ済(たかのり)

    • 伝票や請求書、領収書の紙→手元にある(たかのり)

PyCon JP 2015 の会計

  • 大型スポンサーが取れて、PyCon JP 2015としては、黒字だった。

  • PyCon JP 2015 会計ミーティング 11/16

  • 300万円程度の黒字になる見込み

  • @typeのシルバースポンサー入金が12月末になりそう(吉田)

  • Tシャツ再発送は年内に実施する必要あり(清水川)

地域PyCon支援の会計

  • 地域PyConやイベント支援のための一般社団法人PyCon JPの口座利用について、「一般社団法人PyCon JP がそういったイベントにかかわった経緯を記録に残す」、ということが必要です(会計事務所)。 HTJ-1419

    • 稟議書、経緯記録、とそれを承認したという記録

    • 事後の証明のため、PyCon JP が関わった人の役職、氏名も残す

  • このMTGでTODOを明確にしよう

    • PyCon mini Sapporo

      • (参加申込)PayPal口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る (イクバルの名前を記載)

      • (スポンサー入金)銀行口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る (イクバルの名前を記載)

      • 上記2書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す

    • Django Girls Tokyo

      • (参加申込、スポンサー入金)PayPal口座利用に関する、稟議書または理由書を作る (イクバルの名前を記載)

      • 上記書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す

    • PyCon mini

      Hiroshimaは銀行口座、paypalを使っていないので対象外(寺田)

    • 汎用フォーマットを作成する(寺田) → それぞれの書類を作成(イクバル) →代表が印鑑を押す(寺田)

今年度の総括準備

  • PyCon JP 2015に関して

    • 今までで最大の参加者(602人)を集めた。

    • やりたいことをたくさん盛り込み、満足度の高いイベントになっていると思う。

    • 新たな企画ができた

      • 子ども向けワークショップ

      • 温かいランチの提供

  • 会計(お金の件)

    • 当初単年度赤字となる見込みであったが、200万円程度の黒字が見込まれている。

    • 安定的な運用費として450万円から500万円の留保金を作ることを数年掛けて行う予定であったが、今年度で達成見込み

    • 一般社団法人PyCon JPとして寄付活動を行った。金額XXXX円

  • 主な活動

    • システム改修を行った

    • 地域PyCon を2箇所で開催支援した

    • 他のPython系イベントの支援をした

    • APAC連携及び今後のPyCon APAC開催の指針に参加した。

    • 海外旅費支援については、実施せず

直近の追加予算の必要性

  • イベント

    • 特に無し

  • 物品

    • なし

  • システム改修

    • 予算はつけない。

    • 大規模な改修はしない。→コミュニティでどうにかしたい(寺田)

    • PyCon JP 2016のサイトは今のままでデザインあててリリースで問題ない(たかのり)→バージョンアップはあとからでもOK(たかのり)

PyCon JP 2016に向けて

会場

  • [ISSHA-155] 2016の会場を予約する - pycon.jp

    • プラザ平成は9月(3連休ではない土日)で仮押さえしている(たかのり)

    • 早稲田大学についても12月後半に打ち合わせ予定(たかのり)

      • 9月3連休を第一候補として考えている

      • 600人入れる部屋がある。他も200人入れる部屋がある

      • ホワイエがどうなるか?

PyCon JP 2016の座長など

  • 鈴木たかのりさんで決定

  • 公のスタッフ募集をこれから行う。

  • キックオフは、1月ごろに行う。

  • 次年度以降の座長公募や交代について

    • 公募は今まで通り行う。

    • 公募の時期について

      • 定番化する必要がある(たかのり)、寺田も賛同

      • 開催1ヶ月前程度に募集を行う

    • 次期座長が決まってない場合には、そのことをうまく使って未来へのメッセージを出せばよいのではないか(清水川ち)

    • 座長交代を積極的に促していくか?

      • スタッフ内からの人材の発掘

      • 発起人たちだけでリーダだけで回すことになってしまっていないか?

      • 大きくなりすぎて、引き継ぐのが大変になっているかも。

      • 交代できる組織にしていきたい

      • 小さなイベントを仕切る練習の場を作るのは有りかと思う。(たかのり)

  • 未来の座長候補については「やってみたらよいのでは?」みたいなことを言うとよいのでは(吉田)

その他

この運営会議を開かれたものにするかどうかを議論

  • [ISSHA-190] 一般社団法人の運営会議をひらかれたものにする - pycon.jp

  • 議事録は公開している。日程と場所も公表している

  • なぜそうしたいか?(たかのり)

    • 違う話が聞ける。新たな考え方が出てくる。

    • 閉塞感を出したくない

  • メリット

    • 説明することで、一般社団法人PyCon JPの存在意義を再認識できる

    • 一般社団法人PyCon JPのスタッフが増えるかも(吉田)

  • デメリット

    • 人が多くなると、時間がかかりすぎてまとまらない

      • 人数上限はあってもいいかも。とはいえ、そうなってから考えればよいのでは(たかのり)

      • ファシリテータが必要(しみずかわ)

    • 手続きが増える

      • 申込みサイト準備

      • 事前のアナウンス、事後のアナウンス

      • 手間は増やさないようにしたい。(たかのり)

  • 手間がかからない程度に、開かれた会議にする。

    • connpassを立てる

    • PyCon JP スタッフ用のconnpassグループを作るとよいのでは(寺田)

地域PyCon他の状況

Django Girls Tokyo

PyCon mini Hiroshima

PyCon JP 2015の現状 (たかのり)

  • 無事終了

  • お金も黒字

  • 現在はレポート等の残件整理中

  • いくつかスポンサーの入金待ちがある

PyCon APAC 2016 in Korea参加ツアー

  • 北神さんが言っていた。ツアーがないのという話。

  • 旅行会社とコンタクトをとって募集することを考えている(寺田)

  • やる方向で考える

次回ミーティング

  • 次回日程

    • 2016年1月XX日() (後半) 19:30から

    • 開かれた物として開催する。

    • 日程調整を行う。(TODO: 寺田)

  • 次回の議題案

    • 2015年の総括

    • 決算

    • 予算

    • PyCon JP 2016について