2015年11月26日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#13¶
- 日時:
2015年11月26日(木) 19:30-21:00
- 場所:
CMScom(御徒町)
- 出席:
寺田、清水川、たかのり、イクバル
- 見学:
吉田、清水川
- 資料:
アジェンダ¶
課題レビュー
決算準備
今年度の総括準備
直近の追加予算の必要性 (イベント支援、物品購入、システム改修)
PyCon JP 2016に向けて
会場についても話をする
その他
この運営会議を広かれたものにするかどうかを議論する
課題のレビュー¶
以下について議論をする
Pythonイベントサポートのガイドラインを決めるについて、議論し決定した。
決算準備(2015年度会計)¶
決算¶
PyCon JP 2015 の会計、地域PyCon支援の会計を締める(後述)
決算は会計士の事務所に全部データを送る
銀行出納帳: JNBからexportして入出金リストの作成→最後に出し直せば終了(たかのり)
PayPal出納帳: PayPalからexportして入出金リストの作成→すみ(たかのり)
立替伝票: いまづさんがやってくれている途中(たかのり)
現金伝票: freeeに全部入っているはず(たかのり)
伝票や請求書、領収書のデータ→ほぼ済(たかのり)
伝票や請求書、領収書の紙→手元にある(たかのり)
PyCon JP 2015 の会計¶
大型スポンサーが取れて、PyCon JP 2015としては、黒字だった。
PyCon JP 2015 会計ミーティング 11/16
300万円程度の黒字になる見込み
@typeのシルバースポンサー入金が12月末になりそう(吉田)
Tシャツ再発送は年内に実施する必要あり(清水川)
地域PyCon支援の会計¶
地域PyConやイベント支援のための一般社団法人PyCon JPの口座利用について、「一般社団法人PyCon JP がそういったイベントにかかわった経緯を記録に残す」、ということが必要です(会計事務所)。 HTJ-1419
稟議書、経緯記録、とそれを承認したという記録
事後の証明のため、PyCon JP が関わった人の役職、氏名も残す
このMTGでTODOを明確にしよう
PyCon mini Sapporo
(参加申込)PayPal口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る (イクバルの名前を記載)
(スポンサー入金)銀行口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る (イクバルの名前を記載)
上記2書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す
Django Girls Tokyo
(参加申込、スポンサー入金)PayPal口座利用に関する、稟議書または理由書を作る (イクバルの名前を記載)
上記書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す
- PyCon mini
Hiroshimaは銀行口座、paypalを使っていないので対象外(寺田)
汎用フォーマットを作成する(寺田) → それぞれの書類を作成(イクバル) →代表が印鑑を押す(寺田)
今年度の総括準備¶
PyCon JP 2015に関して
今までで最大の参加者(602人)を集めた。
やりたいことをたくさん盛り込み、満足度の高いイベントになっていると思う。
新たな企画ができた
子ども向けワークショップ
温かいランチの提供
会計(お金の件)
当初単年度赤字となる見込みであったが、200万円程度の黒字が見込まれている。
安定的な運用費として450万円から500万円の留保金を作ることを数年掛けて行う予定であったが、今年度で達成見込み
一般社団法人PyCon JPとして寄付活動を行った。金額XXXX円
主な活動
システム改修を行った
地域PyCon を2箇所で開催支援した
他のPython系イベントの支援をした
APAC連携及び今後のPyCon APAC開催の指針に参加した。
海外旅費支援については、実施せず
直近の追加予算の必要性¶
イベント
特に無し
物品
なし
システム改修
予算はつけない。
大規模な改修はしない。→コミュニティでどうにかしたい(寺田)
PyCon JP 2016のサイトは今のままでデザインあててリリースで問題ない(たかのり)→バージョンアップはあとからでもOK(たかのり)
PyCon JP 2016に向けて¶
会場¶
[ISSHA-155] 2016の会場を予約する - pycon.jp
プラザ平成は9月(3連休ではない土日)で仮押さえしている(たかのり)
早稲田大学についても12月後半に打ち合わせ予定(たかのり)
9月3連休を第一候補として考えている
600人入れる部屋がある。他も200人入れる部屋がある
ホワイエがどうなるか?
PyCon JP 2016の座長など¶
鈴木たかのりさんで決定
公のスタッフ募集をこれから行う。
キックオフは、1月ごろに行う。
次年度以降の座長公募や交代について
公募は今まで通り行う。
公募の時期について
定番化する必要がある(たかのり)、寺田も賛同
開催1ヶ月前程度に募集を行う
次期座長が決まってない場合には、そのことをうまく使って未来へのメッセージを出せばよいのではないか(清水川ち)
座長交代を積極的に促していくか?
スタッフ内からの人材の発掘
発起人たちだけでリーダだけで回すことになってしまっていないか?
大きくなりすぎて、引き継ぐのが大変になっているかも。
交代できる組織にしていきたい。
小さなイベントを仕切る練習の場を作るのは有りかと思う。(たかのり)
未来の座長候補については「やってみたらよいのでは?」みたいなことを言うとよいのでは(吉田)
その他¶
この運営会議を開かれたものにするかどうかを議論¶
議事録は公開している。日程と場所も公表している
なぜそうしたいか?(たかのり)
違う話が聞ける。新たな考え方が出てくる。
閉塞感を出したくない
メリット
説明することで、一般社団法人PyCon JPの存在意義を再認識できる
一般社団法人PyCon JPのスタッフが増えるかも(吉田)
デメリット
人が多くなると、時間がかかりすぎてまとまらない
人数上限はあってもいいかも。とはいえ、そうなってから考えればよいのでは(たかのり)
ファシリテータが必要(しみずかわ)
手続きが増える
申込みサイト準備
事前のアナウンス、事後のアナウンス
手間は増やさないようにしたい。(たかのり)
手間がかからない程度に、開かれた会議にする。
connpassを立てる
PyCon JP スタッフ用のconnpassグループを作るとよいのでは(寺田)
地域PyCon他の状況¶
Django Girls Tokyo¶
[ISSHA-132] django girls tokyoのイベントレポート打診 - pycon.jp
gihyoレポートはどうなったのかな?(たかのり)
なくなった、謝る(寺田)→謝った(寺田)
PyCon mini Sapporo¶
PyCon mini Hiroshima¶
11月22日(日)開催
参加者数: 43名くらい
残件
お金の精算→まずは広島スタッフから請求してもらう
レポート
PyCon JP 2015の現状 (たかのり)¶
無事終了
お金も黒字
現在はレポート等の残件整理中
いくつかスポンサーの入金待ちがある
PyCon APAC 2016 in Korea参加ツアー¶
北神さんが言っていた。ツアーがないのという話。
旅行会社とコンタクトをとって募集することを考えている(寺田)
やる方向で考える
次回ミーティング¶
次回日程
2016年1月XX日() (後半) 19:30から
開かれた物として開催する。
日程調整を行う。(TODO: 寺田)
次回の議題案
2015年の総括
決算
予算
PyCon JP 2016について
他