2015年11月26日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#13

日時:

2015年11月26日(木) 19:30-21:00

場所:

CMScom(御徒町)

出席:

寺田、清水川、たかのり、イクバル

見学:

吉田、清水川

資料:

アジェンダ

  • 課題レビュー
  • 決算準備
  • 今年度の総括準備
  • 直近の追加予算の必要性 (イベント支援、物品購入、システム改修)
  • PyCon JP 2016に向けて
    • 会場についても話をする
  • その他
    • この運営会議を広かれたものにするかどうかを議論する

課題のレビュー

決算準備(2015年度会計)

決算

  • PyCon JP 2015 の会計、地域PyCon支援の会計を締める(後述)
  • 決算は会計士の事務所に全部データを送る
    • 銀行出納帳: JNBからexportして入出金リストの作成→最後に出し直せば終了(たかのり)
    • PayPal出納帳: PayPalからexportして入出金リストの作成→すみ(たかのり)
    • 立替伝票: いまづさんがやってくれている途中(たかのり)
    • 現金伝票: freeeに全部入っているはず(たかのり)
    • 伝票や請求書、領収書のデータ→ほぼ済(たかのり)
    • 伝票や請求書、領収書の紙→手元にある(たかのり)

PyCon JP 2015 の会計

  • 大型スポンサーが取れて、PyCon JP 2015としては、黒字だった。
  • PyCon JP 2015 会計ミーティング 11/16
  • 300万円程度の黒字になる見込み
  • @typeのシルバースポンサー入金が12月末になりそう(吉田)
  • Tシャツ再発送は年内に実施する必要あり(清水川)

地域PyCon支援の会計

  • 地域PyConやイベント支援のための一般社団法人PyCon JPの口座利用について、「一般社団法人PyCon JP がそういったイベントにかかわった経緯を記録に残す」、ということが必要です(羽藤会計事務所)。 HTJ-1419
    • 稟議書、経緯記録、とそれを承認したという記録
    • 事後の証明のため、PyCon JP が関わった人の役職、氏名も残す
  • このMTGでTODOを明確にしよう
    • PyCon mini Sapporo
      • (参加申込)PayPal口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る (イクバルの名前を記載)
      • (スポンサー入金)銀行口座利用に関する、稟議書又は理由書を作る (イクバルの名前を記載)
      • 上記2書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す
    • Django Girls Tokyo
      • (参加申込、スポンサー入金)PayPal口座利用に関する、稟議書または理由書を作る (イクバルの名前を記載)
      • 上記書類に、代表理事の寺田の印鑑を押す
    • PyCon mini
      Hiroshimaは銀行口座、paypalを使っていないので対象外(寺田)
    • 汎用フォーマットを作成する(寺田) → それぞれの書類を作成(イクバル) →代表が印鑑を押す(寺田)

今年度の総括準備

  • PyCon JP 2015に関して
    • 今までで最大の参加者(602人)を集めた。
    • やりたいことをたくさん盛り込み、満足度の高いイベントになっていると思う。
    • 新たな企画ができた
      • 子ども向けワークショップ
      • 温かいランチの提供
  • 会計(お金の件)
    • 当初単年度赤字となる見込みであったが、200万円程度の黒字が見込まれている。
    • 安定的な運用費として450万円から500万円の留保金を作ることを数年掛けて行う予定であったが、今年度で達成見込み
    • 一般社団法人PyCon JPとして寄付活動を行った。金額XXXX円
  • 主な活動
    • システム改修を行った
    • 地域PyCon を2箇所で開催支援した
    • 他のPython系イベントの支援をした
    • APAC連携及び今後のPyCon APAC開催の指針に参加した。
    • 海外旅費支援については、実施せず

直近の追加予算の必要性

  • イベント
    • 特に無し
  • 物品
    • なし
  • システム改修
    • 予算はつけない。
    • 大規模な改修はしない。→コミュニティでどうにかしたい(寺田)
    • PyCon JP 2016のサイトは今のままでデザインあててリリースで問題ない(たかのり)→バージョンアップはあとからでもOK(たかのり)

PyCon JP 2016に向けて

会場

  • [ISSHA-155] 2016の会場を予約する - pycon.jp
    • プラザ平成は9月(3連休ではない土日)で仮押さえしている(たかのり)
    • 早稲田大学についても12月後半に打ち合わせ予定(たかのり)
      • 9月3連休を第一候補として考えている
      • 600人入れる部屋がある。他も200人入れる部屋がある
      • ホワイエがどうなるか?

PyCon JP 2016の座長など

  • 鈴木たかのりさんで決定
  • 公のスタッフ募集をこれから行う。
  • キックオフは、1月ごろに行う。
  • 次年度以降の座長公募や交代について
    • 公募は今まで通り行う。
    • 公募の時期について
      • 定番化する必要がある(たかのり)、寺田も賛同
      • 開催1ヶ月前程度に募集を行う
    • 次期座長が決まってない場合には、そのことをうまく使って未来へのメッセージを出せばよいのではないか(清水川ち)
    • 座長交代を積極的に促していくか?
      • スタッフ内からの人材の発掘
      • 発起人たちだけでリーダだけで回すことになってしまっていないか?
      • 大きくなりすぎて、引き継ぐのが大変になっているかも。
      • 交代できる組織にしていきたい
      • 小さなイベントを仕切る練習の場を作るのは有りかと思う。(たかのり)
  • 未来の座長候補については「やってみたらよいのでは?」みたいなことを言うとよいのでは(吉田)

その他

この運営会議を開かれたものにするかどうかを議論

  • [ISSHA-190] 一般社団法人の運営会議をひらかれたものにする - pycon.jp
  • 議事録は公開している。日程と場所も公表している
  • なぜそうしたいか?(たかのり)
    • 違う話が聞ける。新たな考え方が出てくる。
    • 閉塞感を出したくない
  • メリット
    • 説明することで、一般社団法人PyCon JPの存在意義を再認識できる
    • 一般社団法人PyCon JPのスタッフが増えるかも(吉田)
  • デメリット
    • 人が多くなると、時間がかかりすぎてまとまらない
      • 人数上限はあってもいいかも。とはいえ、そうなってから考えればよいのでは(たかのり)
      • ファシリテータが必要(しみずかわ)
    • 手続きが増える
      • 申込みサイト準備
      • 事前のアナウンス、事後のアナウンス
      • 手間は増やさないようにしたい。(たかのり)
  • 手間がかからない程度に、開かれた会議にする。
    • connpassを立てる
    • PyCon JP スタッフ用のconnpassグループを作るとよいのでは(寺田)

地域PyCon他の状況

Django Girls Tokyo

PyCon mini Hiroshima

PyCon JP 2015の現状 (たかのり)

  • 無事終了
  • お金も黒字
  • 現在はレポート等の残件整理中
  • いくつかスポンサーの入金待ちがある

PyCon APAC 2016 in Korea参加ツアー

  • 北神さんが言っていた。ツアーがないのという話。
  • 旅行会社とコンタクトをとって募集することを考えている(寺田)
  • やる方向で考える

次回ミーティング

  • 次回日程
    • 2016年1月XX日() (後半) 19:30から
    • 開かれた物として開催する。
    • 日程調整を行う。(TODO: 寺田)
  • 次回の議題案
    • 2015年の総括
    • 決算
    • 予算
    • PyCon JP 2016について