2013年7月2日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#2

日時:2013年7月2日(火) 19:00-22:00
場所:CSMコミュニケーションズ会議室
出席:寺田、イアン、イクバル、しみずかわ、増田、(Skype参加:たかのり)

名刺

PyCon APAC 2013 運営プラン

  • 作った方が良いでしょう。
  • 【決定】イベント主催者にプランを作成してもらう
    • 資金をショートさせない前提での企画を作成
    • 規模、金額など、開催前に必要になるお金を借りるためのイベント情報・概要をまとめる〔座長、副座長〕
      • 複数イベントが同時進行した場合には一社から融資できるお金が分散するため、必要な額を融資できない場合もありえる(今年は予定が無いが)。このため、融資計画・スケジュールの元となる資料が企画書。
      • 【決定】 次回からは開催3ヶ月前を目処に企画書を提出
      • APAC 2013についてはすでに提出済み
        *http://trac.pycon.jp/ticket/137*

一社とPyConAPACチームの切り分け

今日のミーティングの結論

  • 一社は人数も限られているので、まずは必要最小限からスタート
  • 必要に応じてやること(と一社の人数)を増やしていくために、イベントチームと相談する場を設けることを検討する
  • これらについて文書化してAPAC2013運営チームと意識あわせを行う

一社が行う事業 (http://trac.pycon.jp/ticket/237#comment:1)

  • 一社を設立した理由は「お金の管理」「契約主」「継続開催」
  • 契約が必要な場合に事務処理を行う
    • 法人登録、購買、銀行、レンタルサーバーなどの契約系
  • 年次イベントの開催
    • 概要を決める(国際的に、規模感、予算、座長←別項目で議論)
    • 座長の決定(立候補か依頼)
      • 座長はその後、スタッフ召集、スタッフで内容相談、運営プラン作成
    • 運営プランの承認(=必要資金の融資)
    • 運営プラン承認後は予算含めて座長に一任
      • PyConに関しての意思決定はチームで行う
      • 一社は直接イベントの内容や運営に口を出すことはしない
      • 問題が発生してそうなときに、座長と会談・相談し対策を立てる
  • イベントチームからの依頼の対応
    • チームからの依頼された事項をどうするか?実際には対応が難しいのではないか?相談ベースで一緒にやっていくしかない。
    • 2013から2014への引き継ぎのとりまとめ等(誰がどこまで出来るのか)
    • やることが増えたら理事以外でお手伝いいただく必要があるだろう

座長について

  • 継続開催のため来年のことを決める必要がある ->
    まず座長を決めないと始まらない
  • 座長の決定方法
    • 承認は一社でやるべき。予算の使い方を含め座長に権限を一任するため
    • 立候補を募る
      • 候補者は、どんなイベントにするか、予算やイベント規模はどうかを表明する
      • 複数人の立候補者がでたら現在のイベントスタッフで投票(要検討)
      • 候補者から一社が主体的に決めることはしない
      • 立候補がいなければ指名は必要
    • 座長の決定はオープンに決める必要がある
  • 座長の任期
    • 任期を1年単位で考える必要はないだろう(要検討)
    • APAC規模のイベントについては1年以上前に動く必要がある
  • 座長の決定と予算決定は別の時期に行う
    • 一社からの融資額を決めるための情報が座長未決定時点では無いため
    • チームを結成して、概算予算が出来たら運営プランを作成
  • 2014年の座長を遅くとも10月中には決める
    • なるべく、9月中旬のPyCon開催前までに決めたい
    • 【TODO】アナウンスはイアンが行う

上記の「一社が行う事業」と「座長について」を、7月中旬(7/17頃)までに文書化して、一社およびPyCon APAC2013チームとで意識あわせを改めて行う。

【TODO】文書の展開アナウンスはイアンが行う

【TODO】意識あわせの日程を決める

ほかの事業について

APAC支援、海外支援、執筆費、地域PyCon開催など

PyCon APACに対しての支援

今年、シンガポールから最大 6000(USD) をPyConAPAC2013のキーノートスピーカー費用として出していただいてる。来年以降のPyConAPACについて、日本からも(まずは恩返し的に)支援する予算を組むべきだろう。来年のために80万円程度が出せる準備はしておきたい。予算がなくなってしまったら、別途調整が必要。

長期的には、PyCon APAC基金を作るべきかはもうすこし議論が必要(事前プールと開催時支援とでは色々違う)。基金?の参加団体が増えたら支援金額も変わってくるだろう。

【決定】来年度の一社の予算組みの際に80万円程度を組み込む

海外支援について

今年は以下2つの支援を行っている。

  • PyCon TW : 6万円弱の支援を決定した
  • PyCon SG : 10万円弱の支援を決定した

執筆費について

  • 【決定】海外支援を行った場合の執筆について、半額を一社、半額を執筆者で受け取る。
    • レビューアーへの費用支払いはなしとする。
  • 【決定】支援・執筆時点で上記決定が未確定だったTW,
    SGについては、これまでどおり「全額」を一社にて受け取ることとする。
  • イベントチーム内での執筆等は、イベントチームで決定する。

地域PyCon支援について

  • 今年は広報できていないため、支援未定
  • 来年以降に開催立候補が出せるように広報する
  • PyCon APAC
    2013のオープニング・クロージング または、広報のための時間枠を設けるか(要検討)

次回ミーティング

TODO進捗確認と次の活動に向けて、以下の要項でミーティングを行う。

日時:8月5日(月) 19:00〜
場所:御徒町, 一社PyCon JP 本部
参加者:一社PyCon JP 理事
補足:Skypeによる遠隔参加も可