2019年4月3日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#29

日時

2019年4月3日(火) 19:30-21:30

場所

CMSコミュニケーションズ(御徒町)

参加者
  • 理事: 寺田、ヨナス、たかのり、吉田

    • リモート: 清水川

  • オブザーバー: 小林、西村、筒井、塚本、山下

予算関係

2019年度予算方針の再確認

  • 黒字が多いので計画的にお金を使ってほしい(イクバル)

  • 新たな企画(新規事業)への支出を行う

    • PyLadies Caravan

    • Python Boot Camp Caravan

  • まとめ(以下を手厚く柔軟な対応ができると良い) (寺田)

    • 新規事業

    • PyCon JPで還元

    • 事務経費

決定済み予算

  • 確定 (300万円)

    • 固定費 100万円

    • 新規企画 160万円(PyLadies Caravan 80万円、Python Boot Camp Caravan 80万円)

    • PyCamp 40万円

  • 前年利益分の 366万円までは、予算化可能

継続予算案

PyCon JP 2019

地域PyCon・コミュニティ・イベントへの協賛(スポンサー申込)ラフ案 [nishi]

  • 支援対象となるイベントのスポンサー枠に応募することで、そのイベントの金銭的な支援を行う

    • イベントが設けているスポンサー枠に応募し、両者がその対応フローに従うことで、双方に無駄なコミュニケーションや気遣い・余分なタスクを発生させない

    • PyCon JPの旗が置かれることも喜ばれるケースも有る(イベント支援の一部)

  • 予算案

    • 41.6万円

    • {スポンサー費用10万円(税別)+物品往復送料4000円(税別)} * 4イベント(2.5ヶ月に1回くらいを想定[要議論])

  • 概要

    • 10万円(税別)までのスポンサー枠に応募

      • 出す金額を精査

    • 求められた場合、物品を送る(旗?)

    • スタッフは原則行かない

  • 支援の流れ

    • スポンサー応募する旨の告知

    • A.応募への対応 B.こちらからイベント検索して主催者にコンタクト(応相談)

    • Aの場合、ごく簡単なイベント審査(時間、労力をかけない)

      • Pythonに関係あるか等

      • 企業主催では無く、コミュニティベースの運営(terada)

    • スポンサー応募の確定(理事会で議論?)

    • スポンサーシップ料金の支払い対応

    • 郵送物の配送(発払)

    • (会期後)郵送物の受取(着払)

  • Timeline

    • 4-5月: 予算化・詳細化・告知

    • 6-3月: 募集・対応

  • 準備

    • 予算決定

    • 支援イベント基準定義(ゆるいもの) 例: 企業の営利イベントではない等

    • 支援詳細決定

    • 告知・告知文章・告知(blog, twitter, コミュニティ(?))

    • 候補イベントリストアップ・スポンサー応募

  • 質疑応答

    • 4箇所って目処がたってたりする?(shimizukawa)

      • 目星はつけられていない。地域PyConをリストアップしようかなと思っている(nishi)

    • この予算の狙いはなにか?(takanory)

      • 黒字のお金が余っているので、それをコミュニティに還元していく。立ち上がったイベントを支援する。PyCon JPの旗があると、権威付けになる。立ち上がったコミュニティを支援する(nishi)

    • 税別でスポンサー枠なので予算は消費税込で必要(terada)

    • 10万円は大きいので4箇所は難しいのでは(terada)

      • 地方でやっているとそこまでお金をもらいすぎたくないという意見もある(macabi談)(terada)

    • PyCon mini Hiroshima, PyCon Kyushuを前提に話がはじまって、今はそこにとらわれないって感じ?(shimizukawa)

      • PyCon miniにフォーカスして考えてはいない(nishi)

      • ストーリーが見えないなと思っている。10万円を誰が受け取って、どううれしいのかが見えない(shimizukawa)

      • 具体的にイメージを膨らませて考えてみる(nishi)

      • 他の人も交えてアイデア出ししよう(takanory)

    • 送るものがないので、はたを作ったほうがよい。作るなら予算化が必要。デザイン費用も(terada)

      • PythonステッカーはPSFにお願いしたら送ってくれる(takanory)

    • スポンサーシップ料金の支払い対応は「こっちが支払うだけ」ってことだよね?(terada)

      • そのとおりです。請求書がまわってきて支払う想定。(terada)

      • 銀行口座を貸すことではないよね?(yoshida)→違います(nishi, shimizukawa)

    • 人が現地に行かないのはありえないと思っている。(takanory)

      • 旗を設置して、終わったら送り返すとか、先方に受け入れられないと思う。受け入れスタッフを困らせてしまう。(takanory)

      • 行かない場合のやり方を考えないといけない(takanory)

  • TODO: 継続議論する(nishi)

海外渡航支援

  • 日本と連携できていないところには行って連携するのは意味があるのではないか(寺田)

  • オーストラリア、NZ、中国とか行けるときには支援してくれるとうれしい(たかのり)

  • 意義: コミュニティ連携できていない地域と知り合いになる(takanory)

  • 以前の支援ではコミュニティ連携とBlogとかがあった。行きたい人がいてやってくれるなら、支援してもよいのでは(shimizukawa)

  • 以前の「視察」ではなくて「コミュニティ連携」が大きくなってきていると思う。そうすると公募では無理だと思う(terada)

    • そう思う(shimizukawa)

    • takanoryさんが行くことになったら考えます(terada)

  • オーストラリアが8月前半、NZは8月後半、中国は11月くらい?

  • TODO: 行くことになったら予算化をすすめる(takanory)

PyCon JP

2019の準備状況の共有

  • 3月テーマコンセプト検討全体MTG開催した。4月Web検討(CFP,スポンサー)MTG

  • 事務局MTG、コンテンツMTGの定期開催始まった

  • そのほかのチームはまだ

サイト、システムチームで検討中

  • ティザーサイト

    • 3月末リリースした

    • 4月スポンサー募集、5月CFP募集等を順次公開

  • CFP

    • TWのWebサイト or 外部サービス

    • ティザーサイト等で告知,

  • 本サイト

    • 遅くとも6月末〜7月末くらいスピーカー発表とともに出したい

    • サイト構築方針は未決定、外部委託の可能性もあり

スタッフ

  • 全体にまだスタッフは足りていない

    • Blog等で告知している

    • Pythonのイベントで講演する際に募集してることを告知してほしい

      • 友人、知り合いで興味がある人がいれば誘ってください。

      • 応募URL後述

  • リーダーやスタッフがほぼいないチームがある

    • デザイン:希望者が非常に少なく、募集してます。

    • コンテンツチーム

      • トーク、セッションなどの企画を行う

      • 課題:タイムテーブル担当が欲しい

      • 基調講演リスト作成中

    • 事務局

      • 参加者管理、広報/メディア対応 など

      • 外注するかそろそろ決める必要あり

        • ビザ対応

        • フィナンシャルエイド(やるかを事務局持ち)

          • 招待講演などPyConJPから招待している人以外はなし?

          • やりたいけど工数がかかるので外に出したい。

        • メール受付対応など

      • プロカメラマン1-2名を検討、打診中

    • デザイン

      • Web、冊子の入稿などを行う

      • 課題:引き継ぎMTGを開催したい

    • 会場

      • 設備、食事などの準備

      • 最低限の動きはできそう

  • Twitterで定期的に募集事項を流している

MTG

  • 次回4月頭に実施

  • 質疑など * 一社として一番大きい支出のイベント。スポンサー見込みについて見えてきたら早めに報告してほしい。大きくマイナスになりそうとかがあったら。(terada) * デザイン、会場などのリーダーが足りていないとのことなので、個別にスタッフ経験者とかで議論をするなり、なにかしらアクションを起こしたほうがいいと思う(takanory)

2020の開催場所

  • 2020年8月末開催

    • 東京オリンピックがあるので、会場が押さえにくい

    • PiOを仮押さえした

      • 2020年8月27日(木)-29日(土)全館

    • パラリンピックとかぶっている時期

    • 場所ないよねー、そうだよねー(shimizukawa)

    • 前向きにPiOでいいと思っている(takanory)

    • パラリンピックと同時になったらホテルが高くなるので、遠方の人が参加しにくくなる(ojii)

      • ここで参加者に還元とかいいのでは?(takanory)

    • 2019年7月中旬までに正式回答が必要

  • 2020年に地方で開催は難しいのでは

    • さいたま、千葉、横浜、つくばとか

    • 世界最大級の複合MICE施設 | パシフィコ横浜(横浜国際平和会議場)

    • 幕張メッセの会議棟?

    • つくば国際会議場

    • TODO: 何件かあたってみよう(terada)

  • 継続議論

  • 広島観光コンベンションビューローへの申し込み可否などの連絡

  • PyCon JPのときに地方の人を集めたミーティングとかやれると面白いのでは(terada)

    • 思いついたが、これに予算をつけるのはどう?(terada)

    • ミーティングはとてもよいと思う(takanory)

    • TODO: チケット化する(terada)

      • オープンスペースでやるくらいでもいいのでは(takanory)

      • PSFのブースの横にterada、takanoryが座っていていろんな人が声をかけてくれてよかった(terada)

        • よかったと思う(takanory)

        • 募金やっていたけど、今まで目立ってなかったから、2018はよかったと思う(takanory)

  • TODO: 一般社団法人PyCon JPのミーティングは2日目のランチ時にやりたい。JIRAで依頼する(terada)

弁護士との契約(terada)

  • 進展無し。4月中にとりまとめる予定

  • PyCon JPのスポンサー募集には間に合わなそう(terada)

pycamp状況報告(ryu22e)

OSC出展(Python Boot Camp Caravan)(yoshi-tsukamo)

pycon.jp OS移行提案(yoshida)

  • 継続でタスクの洗い出しを行う。(201812の会議で検討した)

  • 継続で議論

  • Sakuraで契約を追加して新サーバーをセットアップ

    • その後既存のコンテンツやシステムを移行する

    • CentOSが来年11月くらい

  • 今の契約は3月31日まである(shimizukawa)

コミュニティー支援

地域PyCon等の支援について

APAC関連

  • とくになし

  • PyCon TWがツアーしてPyCon JPに来るらしい(terada)

コアスタッフ制度

  • 制度の確認・議論

  • https://pyconjp.atlassian.net/browse/ISSHA-1490

  • kobatomo, yoshi-tukamo, ryu22e, nishiとかがサイトに名前が載って、こういう役割のこういう人ですよ。

    • pycampのコアスタッフってだけじゃなくて、一社のタスクを一緒にやっていくような人を増やしたい

    • pycamp以外にもコアスタッフがいてワイワイしていく感じはよいのでは(kobatomo)

    • コアスタッフって一緒に運営とかをやっていく感じ?(kanan)

      • そんな感じで考えています。(takanory)

      • 運営だけじゃなくて、みんなで一緒に作っていけるものはあるんじゃないか(terada)

      • いい名称でいい役割の人たちをうまく巻き込めるといいなー。pycampではryu22e、kobatomoにうまく回してもらっているのがモデルケースになっている。そういう人を増やしたい。そこから理事になりたいとかもあるかも(terada)

    • 外から見てるとなにやっているかわからないので、そこがOPENになるのはよいと思う(kanan)

    • 当然自分が担当していないタスクに口だしたり、これやりたいとかもあってよいと思う(takanory)

    • どこまで自分でやるんだろうって、最初はわからない部分がある(yoshi-tsukamo)

    • 仲間を増やしていく仲間になってほしい(terada)

    • どういう人がコアスタッフになれるのか、新しい人を募集するときになにができたらできるのかをわからないのではないか。どういう人がいいかも今は誘えない。せっかくなのでまとめていきたい(ryu22e)

  • 権限的なのどうしたい?

    • 極端な話カード決済できちゃうとか、SlackのAdmin権限あげるとか?(takanory)

    • やることによって調整なのかなー(takanory)

      • 誰がどの権限もっているか内部で把握した方がよさそう(terada)

  • どうやったらなれるか?

    • 低めのハードルでオープンでいいと思うけどね(takanory)

    • 最初は権限は少なめで試用期間がある?(takanory)

    • 名前だけ連なっているとかよくない(terada)

      • なにかを乗り越えないと外向けにリストが出ないとかはあるかも(takanory)

      • 最初だけ頑張り過ぎちゃう人とかいそう。燃え尽きないように(terada)

その他

  • PyLadies Okinawa meetup託児設置

    • https://pyconjp.atlassian.net/browse/ISSHA-1576

    • PyLadies Okinawaのorganizerの人からmaayaに相談があった

    • 沖縄は車で移動するので連れては行ける(kanan)

    • 参加者は何人くらい?(terada)→初めてなのでわからないが少ないと思う(kanan)

    • やっていいんじゃないか(shimizukawa)

      • 一回やってみればいいんじゃない(takanory)

      • 誰もこなければお金がかからない(shimizukawa)

      • 反対意見はなさそうなので、やりましょう。3万円前後の予算をつけましょう(terada)

    • やってみた成果を教えてほしい(terada)

    • 「PyLadies Okinawaやりました。託児所をPyCon JPサポートでできました」みたいなブログを書いてほしい(takanory)

  • PyCon JP 2018のタスクで残っているものがある(yoshida)

    • 大きいタスクはイベントとしての決算の公開。600万となっているがイベント的には400万円くらいと思っている(yoshida)

    • 一社では収入はそんなに入っていない(takanory)

    • 固定費100万円なので、600万円は多いと思う(terada)

    • pycampは20万円くらいしか使っていない(takanory)

    • どうするか?

      • 会計事務所にお願いして見直してもらう

      • 一緒に精査する

      • イベントだけで単独決算を出す

        • 実験的に会計事務所にお願いしてみた

        • TODO: 改めて見直しを会計事務所にお願いして、無理そうならイベント側だけで出す(yoshida)

次回ミーティング

TODO

  • 地域PyCon・コミュニティ・イベントへの協賛(スポンサー申込)について継続議論する(nishi)

  • PyCon AUなどに行くことになったら予算化をすすめる(takanory)

  • PyCon JP 2020年の開催地域として関東近郊の会場を調査する(terada)

  • PyCon JP のときに地方の人を集めたミーティングについて検討する(terada)

  • 一般社団法人PyCon JPのミーティングについてJIRAで依頼する(terada)

  • PyCon JP 2018の会計について、改めて見直しを会計事務所にお願いして、無理そうならイベント側だけで出す(yoshida)