2020年3月6日 一般社団法人PyCon JP 運営会議#36(オンライン)

本日のメイン

  • 各種相談をするのをメインとしたい。(takanoy)

pycamp状況報告(ryu22e)

  • Python Boot Camp開催一覧

  • Python Boot Camp予算管理

  • 2020年 PyCamp 開催

    • 2/8 長崎 (https://pyconjp.connpass.com/event/158803/)

      • 開催しました。事後処理中。

    • 3/14 福島県郡山市 (https://pyconjp.connpass.com/event/159583/)

      • 新型コロナウイルスの影響により、中止の可能性あり。現地スタッフ間で協議中。→中止になりました。

        • 参加を申し込んでいる学生が所属する学校の中に、学生に対してイベント参加自粛の通達を出しているところがある。

    • 4月以降の開催場所状況

      • 埼玉県行田市で現地スタッフ立候補あり。4月・5月予定

      • 茨城県水戸市で5月16日開催予定 (講師: takanoryが決まり)

  • 2020年度予算は承認済み

  • コロナウィルスがあるので活動どうしようかなと思っている人がいるのかなー(ryu22e)

    • pycampのことで相談するのいつだっけ?(takanory)

    • コアスタッフ同士で具体的なタスクに落とし込む会をやった方がよさそう(takanory)

    • TODO: 調整する(ryu22e)

    • Twitterで出している内容を工夫するのもありかな。今はすぐに開催できないけど、的な。「今後もやっていくぞ」みたいなメッセージとか(terada)

      • 内容を変えるのよさそう(takanory)

    • いい機会ととらえて、次への仕込みをやるのもよさそう(takanory)

  • 2020年度 PyCamp 予算申請

    • 関連チケット

    • 535,000円 (前回のミーティングで決定済み)

      • 内訳

      • PyCamp開催 10回予定 ：500,000円 (50,000円 * 10地域 )

      • PyCon JPポスターセッション ： 5,000円

      • ステッカー追加製作 ： 10,000円

      • T-シャツ追加製作 ： 20,000円

    • 参考

      • 2019年の1開催あたりの平均支出：¥47,005

    • 過去の予算はどうだったか?

      • 2018は予算60万円で実績40万円

      • 2019は予算40万円で足りなくて追加予算で50万円にした

OSC出展(Python Boot Camp Caravan)(yoshi-tsukamo)

  • PyCamp Caravan実施一覧

  • PyCamp Caravan費用管理

  • 2020年の活動計画

    • PyCamp Caravan 2020年度計画案

    • 2/21(金)〜22(土)のOSC Tokyo/Springは中止 になりました

      • 中止が決定したのは開催3日前

      • 予算40,000円のうち備品送料2,600円かかった

    • 現時点での2020年出展予定

      • 名古屋(5/16) → 塚本さんが行くか？

      • 北海道(6/27) → 1名の参加の予定、peacockが地元なので協力したい

      • 京都(8/21〜22)

      • 島根(時期未定)

      • 福岡(9〜11月)

      • 広島(9〜11月)

      • 関西オープンフォーラム(時期未定: 秋頃)

    • 予算案

      • 800,000円

        • OSCスポンサー協賛金: 200,000円(前年と同じ場合)

          • 27日にOSC事務局とミーティング予定

          • 今年度は210,000円（税込）に決定しました

            • 請求書がきたらJIRAで清水川さんに振り込み依頼する

        • KOF: 50,000円（一口につき）

        • 交通費・宿泊費は2019年と同じ条件と仮定

        • テーブルクロス刷新、チラシ増刷等の備品

  • PyCamp島根に来ていた愛媛の人と2月に打合せ予定(terada)

  • 今年のセミナーのネタを考える必要がある(yoshi-tsukamo)

    • Pythonの環境ネタとか?venvとか。これからはじめる人向け(yoshida)

    • 3/10(火)にミーティング予定

PyLadies関係報告(maaya)

  • PyLadies Caravan進捗

    • 秋田 pending

      • 手をあげてくれてた方が音信不通になったので一旦保留

    • 広島 3/14（土）イベントオープン済

      • WiDSとのコラボはなしになった。

      • コロナ判断中 ⇨現在4名参加申し込み。少人数の為開催予定

        • 最終判断は、3月10日(火)にする。2人以上の参加者の残った場合。

  • 今年度（2020年度) について

    • PyLadies Caravan

      • 継続して実施を希望（概算：5拠点、35万）

      • 未開催エリア（東北、北陸、中国）もしくは2nd要望地域での開催

        • 長崎pycampに参加した女性がPyLadies Slackに入ったっぽい。懇親会に来た人は開催とかに協力してくれそうなふんいき(寺田)

    • PyLadies Okinawa 託児所

    • その他PyLadies関連

      • PyLadies 日本リージョンのフォローの仕方検討

      • 2月24日tokyo meetup オンライン開催(zoomご提供ありがとうございます)

        • もくもく会でわりと盛り上がった。休憩タイムを用意しておやつを見せ合う感じでやった

        • モブデバッグして見ている人でも勉強になったとのこと

pycon.jp OSサーバー移行(yoshida)

  • 100万円の予算を決めている。その範囲でやることとした。

  • 担当する予定の満足さんとは話ができていない。

  • 相談

    • 1ヶ月で10万円を想定している。

    • どうやって支払うのかがいいのか？

    • 寺田のおすすめ

      • 短い期間を区切って、その間での成果をだして、次の期間を契約する。

        • 1ヶ月の契約をして、調査のみする。

        • その間に次のタスクを洗い出し、次の期間を決める。

    • 毎月or決められた期間で、支払う時期には、成果を報告してもらう。

      • 初回は一ヶ月が良いと思う(terada,takanoy)

  • まずは、満足さんと話をしてからとする。

PyCon JP

PyCon JP 2019の開催報告と残件など共有(yoshida)

PyCon JP 2020 (nikkie)

  • 日程: 2020年8月27日(木)-29日(土) ※ 30(日)のSprint開催を検討中

  • 場所: 大田区産業プラザPiO

  • 直近の進捗・完了事項

    • Webサイト(ティザー)スタート https://pycon.jp/2020/

    • タイムテーブル80%

    • スポンサーパッケージ90% コロナウイルスの影響で公開タイミングを見ている

  • 直近の予定

    • デザインチーム立ち上げ(3月)

      • 3/3にキックオフやります[peacock]→立ち上がり

    • スポンサーパッケージの確定

      • 内容は決まっていて公開タイミングを見ている状況

    • Website立ち上げ→ティザーサイト公開済み(ソフトリリース)

      • 定期Tweetとかはこれから(nikkie)

    • CfP準備: 2月くらいに出したい

    • キーノートの打診 [peacock]

      • コロナウィルスの影響で、(特に海外スピーカー)依頼の受託が難しい懸念。

      • (日本語)得居さんへ打診したが返答がないため、次点候補(斎藤さん)に連絡

      • (英語)Rich Jonesさんへの文面ができたのでnikkieからメール済み

  • 困っていること・懸念点(#committeeで相談)

    • 中止判断 の時期・基準、金額等の影響を最小化するための準備・やるべき(スポンサー募集時・チケット販売時の免責事項等)ことは何かを考えているので、アイディア等あれば色々コメント頂きたい。

      • コメント：今考えなくていい。他のことに時間を使うのをオススメ(terada & takanory)

      • 中止となる因子

        • 新型コロナウィルスの状況

        • 台風等の天候

        • 重大な事故・テロ

      • 損害金額

        • 参加者・スポンサーへの返金費用が損害ではなく、中止時点で支出確定している費用が損害なので、キャンセル費用発生タイミングをまとめて、中止判断のタイミングを考える予定

          • 会場費用は確定済支出

        • 中止判断タイミングでの中止判断できる事態

          • コロナウィルスが収束傾向に無い(国の公式発表、ほかイベントの状況)

        • 中止判断タイミングで事前判断が不可能な事態

          • 台風等 → 興行中止保険でカバーを検討

          • テロ/重大事故 → カバーしている興行中止保険に予算内で入るか検討

          • 新規パンデミック、中止判断時点で収束予測されていたパンデミックの再拡大 → 例年を考えると発生確率は低いので、考えすぎないという方針もありかもしれない

  • 質問・その他コメント等

    • 2020の下記企画についてご意見を頂きたいです ※カンファレンスは、8/28(金)、8/29(土)の2日間予定

      • 経験者としてアドバイスがほしい。(理事としてのの意見ではなく)(nikkie)

      • トラック数6 (昨年は5トラック+一部6トラック)

        • 追加の1トラックは招待講演を主に実施する予定

        • CfP採択率に影響すること無く、招待講演のトラックを増やしたいという意図

        • 招待講演枠を増やす意図は、ふだん会えないPython使い(書籍の著者やライブラリの開発者)に会い、直接質問できる機会を来場者に提供するため

        • トラック数を増やすと、部屋的な問題はないかな？(yoshida)

          • 部屋の割り振りは大丈夫ですか？

          • 小展示(2F)でやろうかと思っている。

        • 6Fが部屋が狭くて立ち見ができないので過去には混乱したこともあった(terada)

          • 2019はCDをサテライトで1つにした(yoshida)

          • 2019はAB特別で1トラックでやっていた(yoshida)

        • 招待講演枠で10枠くらいあるけど人がいるの?あと価値があるのか(takanory)

          • Proposalを出す人に納得してもらう説明があったほうがよい(takanory)

      • キーノートの実施時間(1日目/2日目ともに昼頃)

        • 8/28(金)は午前中の交通機関の乱れを考慮、始まった感を出すために午後の早い時間としています

        • 8/29(土)はエンディングキーノート→クロージング→パーティーとしたかったが、大展示でないと人が入らない、かつ、大展示の転換のため連続してできないという事情で午後の早い時間としています

        • イベント的には朝の方が雰囲気が締まるけど、しょうがないのかなー(takanory)

        • 朝に集まってもらうことの方がよいのでは(terada)

          • 交通機関だとスピーカーがこれないとかがあると思う(terada)

          • 開始時間後ろ倒しに一票(shimizukawa)

            • 朝一の発表者に参加者がいないのかわいそう(shimizukawa)

        • 朝一にLTとかもありかも(terada)

      • 一部オープニング/クロージングの簡素化

        • カンファレンス初日8/28(金)、朝にキーノートを行わない場合は、 オープニングを簡素化または実施しないこと検討（代わりにキーノートの前に話すことも検討）

          • (キーノートが続かない)案内のためだけに来場者を一度集める必要性を検証

          • スタッフ視点では、事務連絡等は実施したい

          • オープニングを省略した場合、スポンサー紹介やCoC遵守等の案内はキーノート前に実施

        • 8/28(金)のクロージングを簡素化（LTをやるかどうかをこれから検討）

        • オープニングは「イベントやるぞ!」って盛り上げるために必要だと思う(terada) * オープニング、クロージングは盛り上げるために必須で、自分だったらちゃんと(takanory)

    • 一社会議や他の一社企画で使う部屋は2019と同様になりそうか確認したい

      • 昨年と同じでよいか?(nikkie)

      • ブース

      • 1日目の昼が地域コミュニティミートアップ(6F)

      • 2日目の昼が一社の公開ミーティング(6F)

      • 2日目のクロージングで20分→1日目とかクロージングではなくてもよい、キーノートとつけるとか

    • こちら側の都合で決めようとしている気がする、参加者にとってどういう目的があるのか検討すべきでは(riji)

      • タスクを進めるよりも、チームビルディングや運営の方向を決めていく時期なのでは(terada, takanory)

        • 数十人が一緒になって成長していける大きい場なのでいい経験になると思う(takanory)

        • 仕事ライクではなく、お互いに楽しむことを考えてやっていました、出来ていたかは別として(yoshida)

      • 理由がほしいかな(takanory)

    • 事務局の手が少し足りていない印象(peacock)

      • スポンサー周りが足りてない

PyCon JP 2021

  • 2月が始まったら2021年の方向性について議論を進めたい(terada)

    • 2月からでいいのでnishiの意見を聞きたい(takanory)

    • Nishiさんの意見を聞いてから始める。

  • 状況

    • 会場選定に入りたい。

    • PiOは、改修工事があるので、いまのままの規模では開催できない。

  • 方策

    • 小規模にしてPiO継続

    • 都内で別を探す

    • 関東一円で探す

    • 地方に行く

  • 何を軸に決めていくか

    • 2020の相談会とともに、将来について話す機会を作る

    • 3月中旬までに。

ツールの活用・運用等

Google for Nonprofits(takanory)

コミュニティー支援

イベント/コミュニティサポートプログラム(takanory)

  • 本日なし。

Python地域交流オンライン座談会(takanory)

  • 2020年3月9日にZoomで実施予定 https://pyconjp.connpass.com/event/167247/

  • 地域Pythonコミュニティの繋がりや交流をもっと深めていくための座談会

    • TODO: コアスタッフを募集する(takanory)

地域PyCon等の支援について(takanory)

APAC関連(terada)

APACブース in US PyCon(terada, takanory)

コアスタッフ制度(takanory)

その他

  • サービス・リソースの管理(terada)

  • 来年度に向けて、活動の定量的な評価指標を作成中。継続的にアップデートしていく。(terada)

  • 各地のイベント中止に対して(terada)

    • イベント中止の際の保険や費用負担ができないか?

    • 地方イベントに対する追加支援など

  • 弁護士との契約について(terada) https://pyconjp.atlassian.net/browse/ISSHA-1470

    • 進展なし、進める

  • Read the Docsの有料メッセージ(terada)

    • Python Boot Campテキストの下部に有料化してほしいってメッセージが出ていた。(長崎の時に)

    • 何かしら考えたい

  • 今後のこのオンライン会議の位置づけ(terada)

    • 運営会議の一週前にオンラインで、各種情報共有のタイミングがあると良いのではないか？

      • 今後も継続したい。(terada)

    • 回数を増やすのはどうか？ (terada)

      • 時間的に難しい(takanory)

    • 今までとはちがうが、

      • いままでの運営ミーティングだと議論に関わらない時間も多かったが、相談メインだったので、有意義な部分も多くなった(ryu22e)

      • オンラインで、関係ないところは出なくていいので、よかった(kanan)

    • 運営会議の1週前を目安にオンラインで開催する(terada)

  • 事前議事録の書き方(terada)

    • 何かしら工夫したい

    • 前回の分を残しておきたいが、修正済みなのかわからない状況だとおもう。

    • アイデア(terada)

      • 前回分の議事録を、下部にコピーし、新規に項目を作っていくスタイルにしたい。前回分の議事録は、新規に項目を作ったり、不要になった段階で担当者が削除する

      • 前回の残りがあれば、担当者不在として、今回分の議事録に、話し合いなしとして、今回分の議事録にコピーする

      • 事前の議事録の新規項目には、以下を書く

        • タイトル

        • 担当者

        • 優先度 (A: 期限ギリギリなので絶対、B: 基本やる、C: 普通、D: 次回でもいい)

        • タイプ (相談・報告・議論・その他) を書く

        • 内容

      • 目次にすぐに出るくらいの内容にしたい(takanory) * いいと思う(terada) * 例: 「Google for Nonprofits(takanory、低、報告)」

次回ミーティング